Procuration pour acte de donation par démembrement

Bonjour
Nous avons contacté notre notaire le 11/07/16 en vue de faire une donation par démembrement à nos enfants , l' un vivant à Londres , l'autre en NouvelleCaledonie
Nous avions un départ vers la Nouvelle Caledonie initialement prévu début Octobre mais mon mari est obligé de partir fin Août
Nous partons pour 1 an.
La personne qui nous a pris en charge m'informe qu'elle part en vacances et qu'elle n'aura pas le temps de faire recherches hypothèques , états civils etc ... Pour une signature avant le départ de mon mari , et elle me dit qu'on ne peut établir de procuration pour ce type d'acte .
Nous tenons absolument à finaliser ce projet , de notre côté , nous avons obtenu toutes les estimations de nos biens
Que conseillez vous?