Mails et réunions inutiles : voici le temps moyen que doit y consacrer un salarié chaque semaine
Les réunions inutiles et la surcharge d'emails sont bien souvent pointées du doigt comme sources de pertes de temps dans les entreprises. Avec, comme conséquence, une perte de productivité des collaborateurs. Souvent considérées comme essentielles à la communication en entreprise, les réunions et les échanges de mails peuvent en réalité bien souvent se transformer en obligations aussi inutiles que chronophages nuisant à l'efficacité et à la motivation des équipes.
Car si les réunions sont perçues comme nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise, toutes n'ont pas la même valeur. Trop souvent, ces rencontres sont mal préparées, débordent en discussions stériles et en digressions, laissant peu de place aux décisions concrètes. Or, le temps passé par un collaborateur dans ces réunions peut vite s'accumuler du fait de leur fréquence. Sans compter le délai de préparation de la réunion et, parfois, de déplacement.
Parallèlement aux réunions, la gestion des emails s'impose comme un autre casse-tête. Leur flux incessant peut facilement déconcentrer les collaborateurs et fragmenter leur temps de travail en entrecoupant leurs tâches de coupures intempestives. Et ce, tout au long de la journée. De plus, la pression pour répondre rapidement à ces messages contribue à une culture de l'urgence, où la réactivité prend bien souvent le pas sur la réflexion.
Une récente étude de l'Observatoire de l'infobésité et de la collaboration numérique (OICN) a justement estimé le temps passé par un collaborateur en réunion ou le nombre d'emails auxquels il doit répondre. Evaluées à l'échelle hebdomadaire pour l'année 2023, ces données sont édifiantes.
Selon l'OICN, un collaborateur passe en effet 6h30 en réunion chaque semaine en moyenne annuelle. Un nombre qui représente donc près d'une journée de travail par semaine, si l'on tient aussi compte du temps de préparation et d'éventuel déplacement. Pour les responsables qui dirigent des équipes, le nombre d'heures de réunion est encore bien plus élevé. Un manager consacre en effet plus de 14 heures par semaine aux réunions. Pour un dirigeant d'entreprise, c'est encore pire : son temps hebdomadaire en réunion correspond à près de 24 heures, soit un jour complet !
Pour ce qui est des emails, le nombre de messages reçus et à traiter chaque semaine varie là aussi en fonction des responsabilités dans l'entreprise. En moyenne, un "simple" collaborateur doit répondre à 104 emails, soit plus de 20 par jour pour une semaine de 5 jours travaillés. Pour les managers, ce nombre est quasiment doublé, avec 205 mails à traiter chaque semaine. Le nombre est encore bien plus élevé pour les dirigeants, qui doivent répondre en moyenne à 342 mails par semaine.
Ces nombres soulignent la nature chronophage des réunions et du traitement des emails en entreprise, d'autant qu'il ne s'agit que de moyennes. Des excès qui amènent un certain nombre de dirigeants à repenser leur approche via diverses mesures telles qu'une meilleur évaluation de la nécessité de certaines réunions, une limitation du nombre d'emails, des formations à la gestion du temps ou la primauté donnée aux résultats du salarié plutôt qu'à son temps de présence.