Les congés payés : date, calcul et droit du travail

Comment calculer les congés payés avec les règles du Code du travail. Tout ce que les salariés et les employeurs doivent savoir sur les congés payés.

Qu'appelle-t-on "congés payés" ?

Les congés payés sont des jours au cours desquels le salarié est en droit de s'absenter de son entreprise tout en conservant la rémunération versée par son employeur. Le droit aux congés payés à la charge de l'employeur est fixé par la loi et l'article L. 3141-1 du Code du travail. Les congés payés constituent un droit pour le salarié, que celui-ci soit en CDI ou en CDD, à temps plein ou à temps partiel.

Le régime légal des congés payés correspond aux avantages minimaux accordés aux salariés, en l'absence d'accords collectifs ou de conventions collectives, généralement plus favorables à leur égard. En effet, le régime légal des congés payés est, comme son nom l'indique, celui qui est défini par le Code du travail (articles L. 3141-1 et suivants). Mais dans de nombreuses entreprises, les salariés peuvent bénéficier de dispositions plus favorables, provenant de la convention collective, d'un accord collectif, ou bien des usages d'entreprise.

Rien n'empêche un employeur d'accorder des avantages spécifiques à son personnel. Le régime légal correspond en réalité aux avantages minimaux accordés aux salariés d'une entreprise.

A combien de jours de congés payés a-t-on droit ?

Le nombre de jours de congés payés annuels est strictement encadré. Le salarié a en principe droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif effectué au cours de la période de référence chez le même employeur, ce qui correspond à 30 jours ouvrables par an. L'entreprise peut calculer les jours de congés non pas en jours ouvrables mais en jours ouvrés. Dans ce cas, les droits du salarié doivent être au moins égaux à ceux qu'il aurait acquis en cas de calcul des congés en jours ouvrables. Si l'on ne peut pas décompter le temps de travail en mois entier, on compte par période de 4 semaines ou de 24 jours.

M. Martin est embauché le 1er janvier. Entre cette date et le 1er juin, il acquiert 12,5 jours ouvrables de congé (5 x 2,5), en fait 13 jours puisque la durée est arrondie à l'unité supérieure.

Certaines conventions collectives prévoient des jours de congés payés annuels supplémentaires. C'est notamment le cas de la convention Syntec, qui prévoit 1 jour ouvré supplémentaire après 5 ans d'ancienneté, 2 jours après 10 ans et ainsi de suite avec un jour de congé supplémentaire tous les 5 ans d'ancienneté en plus.

Le salarié en CDD acquiert ses jours de congés payés dans les mêmes conditions qu'un salarié en CDI, soit 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Si le salarié en CDD ne prend pas les jours de congés qu'il a acquis, il a droit à une indemnité de congés payés que l'employeur doit lui verser à la fin de son contrat de travail.

Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits qu'un salarié à temps complet. Il acquiert donc 2,5 jours ouvrables par mois de travail. Pour décompter le nombre de jours de congés pris par le salarié à temps partiel, il faut fixer comme point de départ le premier jour d'absence où le salarié aurait normalement dû travailler. Ensuite, on ajoute les jours (jours ouvrables ou jours ouvrés) compris entre cette date et le jour de la reprise du travail.

La prise de congés doit respecter certaines règles. Ainsi, pendant sa période de congé principal (généralement pendant les vacances d'été), le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables d'affilée, soit 4 semaines de congés (sauf dérogations particulières justifiées par des contraintes géographiques). Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines (soit 12 jours ouvrables), il doit être pris de façon continue.

Quelle que soit leur ancienneté, les jeunes salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans (au 30 avril de l'année en cours).

Sont considérés comment enfant à charge sans condition d'âge les enfants handicapés vivant au foyer. Si le congé légal ne dépasse pas six jours, ce congé est réduit à un jour par enfant.

Quelle est la période de référence des congés payés ?

La période de référence pour le calcul des congés va du 1er juin précédent au 31 mai de l'année en cours. Toutefois, un accord de branche, un accord d'entreprise ou un accord d'établissement peut prévoir une période de référence différente. En outre, pour les entreprises qui doivent s'affilier à une caisse de congés payés (comme dans le BTP par exemple), la période de référence va du 1er avril au 31 mars.

Est-on obligé de prendre ses congés payés ?

L'employeur ne peut pas priver le salarié de congés payés. A contrario, celui-ci est en principe obligé de les prendre avant leur « date limite » de prise de congés. A défaut, il risque de les perdre. Aucune disposition légale n'empêche en effet le salarié de continuer à travailler au sein de l'entreprise. Mais il percevra alors sa rémunération habituelle, sans indemnité supplémentaire en compensation. En conséquence : les jours de congés non-pris avant le 31 mai ne peuvent pas en principe être reportés sur l'année suivante et sont ainsi irrémédiablement perdus. Des exceptions existent toutefois.

Quelle est la période de prise des congés payés ?

La période de prise des congés payés applicable dans l'entreprise est fixée par une convention collective ou un accord collectif ou, à défaut, par l'employeur. Ce dernier doit alors se référer aux usages et consulter préalablement le comité social et économique (CSE). Cette période doit dans tous les cas inclure la période légale de prise de congés qui court du 1er mai au 31 octobre. L'employeur doit informer les salariés des dates applicables au moins 2 mois avant la date d'ouverture de la période de prise de congés.

Quel est l'ordre des départs en congés entre salariés ?

Les dates et l'ordre des départs en congés relèvent du choix de l'employeur. Mais ce dernier peut naturellement requérir les souhaits de ses salariés. Les jours sont communiqués à chaque salarié et font l'objet d'un affichage dans les locaux où travaillent les salariés au moins un mois à l'avance. Au moment de fixer l'ordre des départs en congés, l'employeur tient compte de divers critères. Le Code du travail (article L. 3141-16 b)) lui impose de prendre en compte :

• la situation de famille des bénéficiaires (qui comprend les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs ainsi que la présence au foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie),
• leur ancienneté,
• le cas échéant, leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Mais l'employeur peut aussi retenir d'autres facteurs tels que les dates choisies par le salarié l'année dernière ou les périodes de vacances scolaires.

Un employeur peut-il modifier des dates de congés ?

Après avoir fixé les dates et l'ordre des départs en congés, l'employeur peut toujours les modifier mais il doit respecter les conditions éventuellement prévues par un accord d'entreprise ou la convention collective. Ces textes peuvent notamment prévoir une indemnisation du salarié dont les dates de vacances sont modifiées (via le versement d'une prime par exemple) ou une attribution de jours de congés supplémentaires.

A défaut de règles spécifiquement prévues dans l'un de ces textes, l'employeur ne peut plus modifier l'ordre et les dates de départ si la date prévue pour partir en congé intervient dans moins d'un mois (article L. 3141-16 du Code du travail). Une modification moins d'un mois avant la date de départ reste toutefois possible en cas de circonstances exceptionnelles (décès d'un collègue, commande imprévue...), mais le salarié doit dans ce cas être dédommagé pour ses frais de voyage. Dans un souci de preuve, l'employeur doit informer le salarié par écrit.

Quels congés en cas de fermeture de l'entreprise ?

Après consultation des représentants du personnel ou du CSE, l'employeur peut décider la fermeture de l'établissement pendant la période de congés payés annuels. Il peut arriver alors que des salariés embauchés récemment ne bénéficient pas encore de droits à congés d'une durée égale à la durée de fermeture de l'entreprise. Dans ce cas, les salariés concernés peuvent être indemnisés au titre de chômage partiel.

Comment demander des congés payés ?

Il appartient à l'employeur de fixer les dates de départ en congés de ses salariés. Mais le salarié peut préalablement poser ses congés payés et lui proposer ses dates de vacances. L'employeur peut alors accepter ou refuser son souhait, en arbitrant notamment avec les demandes de dates émises par les autres salariés de l'entreprise. Pour faire sa demande de congés, le salarié peut adresser une lettre de demande de congés payés à son employeur.

Quel salaire pendant les congés ?

La rémunération du salarié doit être maintenue pendant sa période de congés payés. Il ne peut donc pas subir de retenue sur salaire en raison de son absence de l'entreprise. En revanche, la rémunération d'un travail chez un autre employeur pendant sa période de congés est strictement interdite : il constitue même un motif sérieux et réel de licenciement.

Qu'est-ce qu'un congé anticipé ?

Un salarié peut parfois demander à son employeur de prendre des congés anticipés, c'est-à-dire des jours pris avant la période de prise de congés normalement applicable, qui débute le plus souvent le 1er juin. Le salarié qui souhaite prendre un congé par anticipation doit obtenir l'accord de son employeur. Si ce dernier accepte, les jours pris seront déduits lorsque commencera la prochaine période de référence. Toutefois, en cas d'embauche la première année, le salarié a droit aux congés anticipés : il peut donc les prendre avant l'expiration de leur période d'acquisition.

Quel risque en cas de non-respect des dates de congés ?

En revanche, un salarié ne peut pas imposer à l'employeur ses propres dates de congés en ne respectant pas celles préalablement fixées. Un salarié qui partirait plus tôt ou rentrerait plus tard de vacances risque donc une sanction disciplinaire, qui peut même aller jusqu'au licenciement pour absence injustifiée. Pour que cette sanction soit valable, il faut néanmoins que l'employeur ait bien respecté ses obligations en matière d'information des salariés sur la période de prise de congé ainsi que l'ordre et les dates de départ.

A-t-on droit aux congés payés la première année d'embauche ?

La Loi travail a assoupli les règles en prévoyant que les congés payés peuvent être pris dès l'embauche (article L. 3141-12 du Code du travail). Avant cette loi, un salarié embauché pouvait parfois attendre un an avant de pouvoir prendre ses congés si l'employeur refusait de lui accorder des congés anticipés. Désormais, il peut prendre les congés qu'il a acquis sans avoir à attendre la fin de la période d'acquisition des congés (fixée généralement du 1er juin au 31 mai).

L'employeur peut-il m'imposer des congés ?

Une entreprise a la possibilité d'imposer à ses salariés de prendre leurs congés. En pratique, c'est souvent le cas lorsque l'entreprise fait face à une baisse de son activité. Mais l'employeur qui souhaite contraindre un salarié à prendre un congé doit respecter les règles du Code du travail. Les conditions applicables aux congés payés imposés par l'employeur sont donc spécifiques.

Les jours d'absence donnent-ils droit aux congés payés ?

Jusqu'à une date récente, donnaient droit à des jours de congés payés le temps de formation, tous les congés payés (y compris ceux pour événement familial), les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail, les repos compensateurs, le congé-maternité ou le congé d'adoption, ainsi que les jours d'absence consécutifs à un accident de trajet domicile-lieu de travail (Cour de cassation, 3 juillet 2012). En revanche, les absences pour maladie n'étaient pas comptabilisées.

Trois arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 ont modifié ces règles. Se basant sur l'article 7 de la directive 2033-88 et de l'article 31 de la Charte des droits fondamentaux de l'UE, ces arrêts considèrent les arrêts maladie comme des périodes de travail effectif. En d'autres termes, les absences pour maladie sont désormais comptabilisées pour le calcul des congés payés, même s'il ne s'agit pas de maladies professionnelles ou d'accident du travail. Selon ces mêmes arrêts de la Cour de Cassation du 13 septembre 2023, si un salarié tombe malade pendant ses vacances, il a désormais le droit de reporter les jours de congés restants.

La loi votée en avril 2024 a donc transposé dans le Code du Travail les nouvelles règles en vigueur et apporté plusieurs précisions.

• Les arrêts pour maladie ou accident non professionnels donnent droit à deux jours de congé par mois d'absence (contre 2,5 jours pour les autres types d'absence) dans la limite donc de 24 jours ouvrables par an. Ce qui équivaut aux quatre semaines de congés payés garanties par le droit européen.
• S'il n'a pas pu prendre ses congés payés pour cause d'absence pour accident ou maladie, le salarié peut les reporter sur une période de 15 mois après la reprise du travail.

La loi est rétroactive. Les nouvelles dispositions sont applicables aux congés non pris entre le 1er décembre 2009 et la date d'entrée en vigueur de la nouvelle loi. Cette rétroactivité diffère selon que le salarié est  poste ou non.

• Un salarié en poste peut demander à son employeur 2 jours de congés payés par mois, pour les absences pour maladie ou accident non professionnels qui sont intervenues avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi. La demande doit intervenir dans les deux ans qui suivent l'entrée en vigueur de la nouvelle loi.
• Un salarié dont le contrat de travail a été rompu, quelle qu'en soit la cause, peut demander à son ancien employeur 2 jours de congés payés par mois, pour les absences pour maladie ou accident non professionnels qui sont intervenues avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi. La demande doit intervenir dans les trois ans qui suivent la rupture du contrat de travail en raison de la prescription triennale prévue par le Code du travail.

Comment les jours de congés sont-ils décomptés ?

Le décompte des jours de congés se calcule en « jours ouvrables » et inclut donc le samedi. Mais le premier jour de congé ne compte pas si le salarié ne travaille pas dans l'entreprise ce jour-là.

M. Martin part en congé le vendredi soir pour revenir le mercredi de la semaine suivante. Le premier samedi ne compte pas. Il prend donc deux jours officiels de congé pour quatre jours de repos. M. Dupont part le jeudi soir pour revenir le mardi de la semaine suivante. le premier samedi compte. Il prend donc trois jours officiels de congé pour quatre jours de repos.

Les jours fériés chômés ne comptent pas dans la durée des congés. Mais les journées de « ponts » sont comptabilisées, même si l'entreprise est fermée ces jours-là. Tout comme les jours fériés pendant lesquels l'établissement est ouvert. Les salariés ont aussi la possibilité de donner des jours de congés à un collègue dont l'enfant est malade ou handicapé.

Peut-on prendre des congés payés pendant son préavis ?

Deux situations doivent ici être distinguées. Si le préavis commence alors que les dates de congés ont été préalablement fixées par l'employeur, le préavis est suspendu pendant cette période de congés. Exemple en cas de licenciement : lorsque la date des congés a été fixée avant sa notification au salarié (date de départ du délai de préavis), le préavis sera temporairement suspendu pendant son absence.

A l'inverse, si le préavis débute avant la fixation des dates de congés payés, la prise de congé ne peut être imposée ni par le salarié ni par l'employeur. Elle ne peut alors être fixée que d'un commun accord entre eux. Dans le même sens, le report du préavis du fait de l'éventuelle prise de congé ne peut être décidé que d'un commun accord.

Un salarié qui n'a pas pris tous les jours de congés payés qu'il a acquis à la date de son départ de l'entreprise a droit à une indemnité compensatrice de congés payés.

Peut-on réclamer des titres restaurant pour ses jours de congés ?

Le salarié en congés payés ne peut pas réclamer des tickets restaurant correspondant à ses jours d'absence. L'employeur a le droit de suspendre leur versement pour les jours correspondant aux congés pris par le salarié.