Ordre du jour et résolutions dans les AG de société

L'ordre du jour et les résolutions de l'assemblée générale de la société constituent un cadre de débats pour les actionnaires ou les associés. Chacun d'entre eux peut donc y participer et formuler ses observations, présenter ses critiques, ou encore demander des informations supplémentaires sur les questions débattues.

Comment se déroulent les débats en AG ?

Il appartient au président de l'assemblée (ou au bureau pouvant éventuellement l'assister) de donner la parole à ceux souhaitant s'exprimer en prenant soin d'assurer le droit d'expression des minoritaires. Il a la charge de diriger les débats autour des questions inscrites à l'ordre du jour et possède également le pouvoir de suspendre la séance en arrêtant momentanément les discussions jusqu'à leur reprise.

Lorsqu'il ne peut être débattu de la totalité des questions prévues faute de temps, que des incidents imprévus surviennent au cours des débats, ou que l'information des actionnaires ou des associés est nettement insuffisante et nécessite des compléments, l'assemblée peut être ajournée et reportée à une date ultérieure.

Les discussions tenues au cours des débats ont lieu avant de délibérer sur les projets de résolution et doivent en principe être limitées aux questions mentionnées dans l'ordre du jour figurant au sein du contenu de la convocation à l'assemblée générale de la société.

A quoi sert l'ordre du jour d'une AG ?

Dans les sociétés anonymes, l'assemblée ne peut en principe délibérer sur une question qui ne figure pas à l'ordre du jour (art. L. 225-105 al. 3 et art. L. 225-121 al. 1 du Code de commerce). Néanmoins, la loi prévoit une exception en ce qui concerne la révocation et le remplacement des administrateurs ou de membres du conseil de surveillance dont la décision n'est pas nécessairement conditionnée à l'existence d'une mention dans l'ordre du jour. Dans les autres cas, la délibération portant sur une question ne figurant pas à l'ordre du jour doit être annulée.

En ce qui concerne les SARL, l'assemblée est en principe tenue de débattre uniquement des questions figurant à l'ordre du jour mais le Code de commerce ne prévoit pas de sanction similaire à celle prévue dans les SA en cas de non-respect de cette règle. Cependant, les tribunaux peuvent néanmoins toujours sanctionner par la nullité une telle délibération en considérant que l'ordre du jour figurant au sein de la convocation adressée aux associés était incomplet, l'assemblée ayant délibéré sur une question dont l'inscription a été omise.

L'art. L. 223-27 al. 7 du Code de commerce prévoit en effet que toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée à condition que tous les associés n'aient pas été présents ou représentés à l'assemblée. Or, les questions inscrites à l'ordre du jour doivent obligatoirement figurer au sein de la convocation. Il est à noter que certaines décisions peuvent être prononcées alors même que leurs questions ne figurent pas à l'ordre du jour en cas d'incidents graves et imprévus, appelés « incidents de séance ». C'est ainsi le cas de la révocation d'un gérant dans les SARL ou de la cessation des fonctions d'un membre du directoire dans les SA.

Comment sont votés les projets de résolutions de l'AG ?

Les projets de résolutions sont débattus au cours de l'assemblée mais les pouvoirs de cette dernière ne sont pas limités à la simple approbation ou au rejet de chaque texte leur étant présenté. Avant de procéder au vote, le contenu de ces projets peuvent ainsi être modifiés en tout ou partie à l'initiative de certains associés ou actionnaires. Le contenu d'un projet de résolution modifié doit néanmoins rester conforme à la nature de la question inscrite à l'ordre du jour.

Comment faire voter une résolution à l'initiative des associés ?

Dans les Sarl, les SA et les SCA, une ou plusieurs personnes représentant au moins 5% des titres peut demander à ce qu'un point ou un projet de résolution soit inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée. (ordonnance 747 du 4 mai 2017 et décret 146 du 28/2/2018). La demande d'inscription doit parvenir au moins 25 jours avant la date de l'assemblée. Les résolutions portées par ces associés ou actionnaires sont donc soumises au vote de l'assemblée.

A quels documents peut accéder un actionnaire de SA ?

Chaque actionnaire d'une société anonyme (y compris les copropriétaires d'actions indivises, le nu-propriétaire et l'usufruitier d'actions) doit pouvoir, à tout moment, accéder à certains documents se rapportant à la situation de la société. Ceux-ci doivent ainsi être mis à sa disposition au siège social ou au lieu de la direction administrative. Hormis en ce qui concerne l'inventaire, l'actionnaire peut obtenir une copie de chaque document.

Ces documents, portant sur les trois derniers exercices, sont les suivants :

• l'inventaire ;
• les comptes annuels ;
• les comptes consolidés (le cas échéant) ;
• la liste des administrateurs ou des membres du directoire et du conseil de surveillance ;
• les rapports du conseil d'administration ou du directoire et du conseil de surveillance, selon le cas, et des commissaires aux comptes ;
• le texte et l'exposé des motifs des résolutions proposées à l'assemblée, ainsi que les renseignements concernant les candidats au conseil d'administration ou au conseil de surveillance, selon le cas ;
• le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux cinq ou dix (lorsque la société regroupe plus de 200 salariés) personnes les mieux rémunérées ;
• le montant global, certifié par les commissaires aux comptes, des versements effectués en application des 1 et 4 de l'article 238 bis du code général des impôts ainsi que la liste des actions nominatives de parrainage et de mécénat effectuées par la société ;
• la liste et l'objet des conventions portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales établis conformément aux articles L. 225-39 et L. 225-87 du Code de commerce ;
• les procès-verbaux d'AG et feuilles de présence de toutes les assemblées (ordinaires, extraordinaires ou spéciales) tenues au cours des trois derniers exercices ;
• les éventuels bilans sociaux (pour les entreprises d'au moins 300 salariés).

Par ailleurs, toute personne (actionnaire ou non) doit pouvoir obtenir au lieu du siège social, à tout moment, une copie certifiée conforme des statuts de la société en vigueur au jour de la demande. A ce document doit être annexée une liste au sein de laquelle figurent les noms et prénoms :

• des administrateurs (ou des membres du conseil de surveillance et du directoire) ;
• des commissaires aux comptes en exercice.

La société ne peut pas exiger un paiement supérieur à 0,30 € pour délivrer cette copie.

Un actionnaire peut-il adresser des questions écrites ?

Outre le droit d'information permanent dont dispose chaque actionnaire, il existe également pour eux la possibilité d'adresser une ou plusieurs questions écrites. Ainsi :

• lorsque le ou les actionnaires détiennent au moins 1/20e du capital social, ils peuvent, deux fois par exercice, poser des questions écrites à l'attention du président du conseil d'administration (ou du directoire) sur tout fait de nature à compromettre la continuité de l'exploitation ;
• avant la tenue d'une assemblée, tout actionnaire (sans condition liée au montant de sa participation) peut adresser des questions écrites auxquelles le conseil d'administration (ou le directoire) pourra ensuite répondre au cours de l'assemblée.

Quels sont les documents communiqués aux actionnaires avant une assemblée ?

Avant la réunion d'une assemblée, l'actionnaire peut demander l'envoi d'un certain nombre de documents parmi lesquels figurent notamment l'ordre du jour, le texte des projets de résolutions, les comptes annuels, le tableau des résultats des cinq derniers exercices, un exposé sommaire sur la situation de la société au cours du dernier exercice ou encore les rapports du conseil d'administration (ou du directoire) et des commissaires aux comptes. La demande de l'actionnaire doit être faite après la réception de la convocation à l'assemblée de la SA et peut être formulée jusqu'au cinquième jour (compris) avant la date de réunion. La société est alors tenue de procéder à cet envoi avant la réunion et à ses frais.

Chaque actionnaire a également la possibilité de consulter un certain nombre de documents mis à sa disposition au siège social ou au lieu de la direction administrative au moins 15 jours avant la réunion de l'assemblée. Par ailleurs, en cas d'envoi par la société d'une formule de procuration à l'actionnaire, elle doit obligatoire y joindre un certain nombre de documents (ordre du jour, textes des projets de résolutions, etc.).